La sala prevista para las conferencias y presentaciones plenarias es la Sala de Cámara con capacidad para 400 personas. Se dispone además de la reserva de espacio de la zona ferial (sala de exposiciones 2.000 m2 en planta baja y Sala Mezanina en sobre planta con 1.000m2) y otros espacios del Palacio de Congresos a determinar en función del programa definitivo que se apruebe por el Comité Organizador

Al tratarse de un congreso con ambición de impacto internacional, la web debe ir traducida a esos cuatro idiomas indicados (castellano, euskera, inglés y francés). No hay una estimación cerrada a día de hoy sobre el número de palabras a traducir. No obstante, en línea con la tendencia actual del diseño de webs de estas características, se procurará que la web no sea demasiado profusa en textos. Los documentos a incorporar a la web deben ser los imprescindibles para una correcta difusión del evento y una adecuada captación de personas asistentes. De hecho, el diseño de esta web y la determinación de qué contenidos, documentos y textos se deben incorporar, es parte del contenido de trabajo de la empresa adjudicataria dentro de las tareas de comunicación y medios informáticos y audiovisuales (pliego técnico apartado 5.4 y 5.5). Desde el Ayuntamiento de pamplona se colaborará con la empresa adjudicataria proporcionando los textos traducidos de los que se disponga en sus archivos y que se consideren relevantes y útiles para su uso en la web del congreso, en aras a limitar en lo posible el coste en tiempo y dinero para la producción de nuevos textos traducidos. También se colaborará con la empresa adjudicataria facilitando la labor de enlaces (links) a las webs municipales que sean relevantes y útiles al respecto. Se pueden tomar como referencia de los textos disponibles las siguientes webs municipales: www.sanferminespamplona.es www.pamplona.es/turismo www.meetinpamplona.es

La traducción simultánea se acotará como máximo a los idiomas castellano, euskera, inglés y francés. El Comité Organizador podrá acordar reducir y eliminar del servicio de traducción simultánea uno o varios de estos cuatro idiomas, en el caso de que no haya sido solicitado por personas asistentes en su inscripción o por otros motivos que considere oportunos. En ningún caso se exigirá a la empresa adjudicataria añadir otros idiomas distintos de los indicados al servicio de traducción simultánea sin incrementar el pago del coste correspondiente.